Les Archives municipales de Saint-Denis ont exploité les différentes sources disponibles dans leurs fonds pour établir une base de données nominative présentant chacun de ces soldats :
- les fiches individuelles de renseignements établies par la mairie de Saint-Denis
Ces 3742 fiches donnent les informations disponibles sur l'état civil des poilus : nom, prénoms, date et lieu de naissance, nom des parents, situation familiale. Elles indiquent également la date et le lieu de décès, de disparition, d'inhumation et la situation militaire : classe, régiment, lieu de recrutement.
Elles sont souvent complétées par des informations sur la vie des soldats, leur métier, la situation de leur famille (origine, parcours géographique, situation sociale).
- les avis de décès ou de disparition envoyés par les autorités militaires
Les régiments au front ou le ministère de la Guerre ont adressé à la mairie des courriers ou télégrammes avisant le maire de la disparition ou du décès d'un soldat. Ces avis donnent l'état civil du soldat, son régiment, les conditions de sa disparition ou de sa mort.
Ils sont très souvent complétés par des notes manuscrites des agents de la mairie chargés de recenser les poilus de Saint-Denis tombés au front. Ces notes apportent des informations biographiques sur les soldats ou la famille à prévenir.
On trouve également parmi ces avis des extraits des registres des hôpitaux complémentaires (lorsqu'un soldat a été évacué du front), des citations à l'Ordre d'une Division, des avis d'inhumations, de la correspondance.
- la correspondance du maire
Des courriers adressés au maire complètent cette base de données. Il s'agit souvent de lettres de la famille, sans nouvelles d'un soldat au front ou demandant des secours après la perte d'un proche. Ce sont parfois des lettres de poilus donnant des précisions sur la disparition d'un de leurs camarades. On y trouve également des enquêtes sociales de la mairie ou d'organismes de secours pour venir en aide aux familles sinistrées.
- les listes complémentaires
Des listes de soldats ont été établies par la mairie de Saint-Denis et le ministère des Pensions après la guerre afin de recenser des soldats "morts pour la France". Elles ne donnent que peu de renseignements mais font parfois apparaître des noms qui jusque-là ne figuraient pas dans les sources présentées ci-dessus.
Un cahier manuscrit, établi par la mairie, recense les transferts de corps ayant fait l'objet d'une notification aux familles entre novembre 1920 et octobre 1926.